Rapat diperlukan setiap hari dari perusahaan atau organisasi mana pun. Pada saat pengambilan keputusan, mereka adalah pilihan terbaik bagi bos dan bawahan untuk mengoordinasikan tindakan dan sampai pada kesimpulan praktis yang menjamin hasil yang diharapkan.
Namun seiring berjalannya waktu, pertemuan itu bisa menjadi kontraproduktif karena bergerak menjauh dari fokus utama diskusi dan berputar di sekitar tema-tema acak yang tidak ada hubungannya dengan penyelesaian masalah. Agar ini tidak terjadi, beberapa sikap diperlukan. Lihatlah sepuluh kiat untuk membuat rapat kerja Anda lebih efektif.
1? Jadwalkan waktu (dan cobalah untuk menghargainya)
Saat memanggil rapat, atur waktu mulai dan waktu selesai. Hal ini memungkinkan para pemangku kepentingan untuk menjadwalkan dengan benar dan mencegah pertemuan melampaui apa yang diperlukan. Untuk mengatur waktu, pertimbangkan topik yang akan dibahas dan jumlah orang yang dipanggil. Akhirnya, hargai saat-saat ini.
2? Hindari pertemuan yang tidak perlu
Jika masalah tidak melibatkan lebih dari satu orang tetapi Anda, Anda tidak perlu mengatur pertemuan untuk menyelesaikannya. Duduklah dengan yang lain yang terlibat dan segera diskusikan faktor-faktor yang terlibat. Jadwalkan pertemuan hanya jika penting untuk menyelaraskan ide atau mengembangkan solusi untuk subjek tertentu.
3? Kirim agenda kepada peserta terlebih dahulu
Siapkan daftar topik yang akan dibahas selama pertemuan dan teruskan ke peserta. Hal ini memungkinkan mereka untuk mempersiapkan dan mempersingkat waktu debat karena masing-masing akan mengambil ide-ide mereka sendiri sebelumnya. Usahakan untuk tidak luput dari agenda agar tidak memperpanjang waktu.
4? Bertingkah seperti pemimpin sejati
Untuk menjaga hal-hal di luar kendali, Anda harus memiliki denyut yang stabil. Anda tidak harus otoriter, tetapi jangan biarkan orang terganggu atau menjauh dari masalah inti. Selain itu, biarkan ide-ide berjalan bebas sehingga semua orang dapat memanfaatkan diskusi secara maksimal.
5? Lacak
Bergantung pada topik yang dibahas, mungkin orang merasa senang atau putus asa. Meski begitu, Anda harus tetap tenang untuk menenangkan semangat Anda atau mengendalikan kemungkinan ketegangan. Cobalah untuk memahami sudut pandang satu sama lain untuk menjaga keharmonisan.
6? Kelola waktu
Agar setiap orang memiliki pendapat mereka, hindari hanya mengizinkan satu orang memonopoli waktu. Tetapkan batas bagi setiap orang untuk menyatakan pendapat mereka dan dengan lembut memberi isyarat bahwa sudah waktunya untuk membiarkan orang lain membicarakannya.
7? Bersiaplah
Anda juga perlu bersiap untuk pertemuan. Sebelum itu, tinjau agenda yang dimaksud dan tuliskan ide-ide utama Anda tentang hal itu. Pergi ke pertemuan dengan ide atau solusi yang telah dievaluasi sebelumnya dan siap untuk mempertahankannya.
8? Belajarlah mendengarkan
Bahkan jika Anda telah memasuki ruang pertemuan yang sepenuhnya yakin bahwa ide-ide Anda paling cocok untuk menyelesaikan masalah atau mencapai hasil, berikan apa yang peserta lain punya kesempatan untuk katakan. Ketika sebuah rapat dipanggil, pendapat semua orang didengar dan dengan demikian penyebut yang sama dapat dicapai: jika Anda ingin memutuskan sendiri, Anda tidak perlu bertemu dengan orang lain.
9? Gunakan visual
Nyatakan ide-ide Anda dengan jelas, menggunakan slide dan alat bantu visual lainnya sehingga peserta lain dapat melihatnya dengan cara terbaik, terutama ketika berhadapan dengan data atau angka. Hanya ucapan yang bisa melelahkan dan mengalihkan perhatian mereka yang terlibat.
10? Tinjau apa yang dibicarakan
Di akhir diskusi, tinjau bersama orang lain apa yang dibahas dan keputusan apa yang diambil. Kemudian kirimkan informasi ini kepada mereka melalui email. Ini akan memungkinkan Anda untuk melihat hasil pertemuan dengan lebih baik.
Strategi Pemimpin Rapat Menghadapi Tipe Peserta Rapat yang Berbeda (Maret 2024)
- Karir & Keuangan
- 1,230
